Já ouviu falar em sistema TMS?

Já ouviu falar em sistema TMS?

Sabia que o sistema TMS é fundamental para o processo logístico? Preparamos este artigo para explicar como funciona e como vai ajudar no setor de transporte.

Em algum momento, você já deve ter ouvido falar no sistema TMS, certo? A sigla é bem conhecida no setor de logística e significa Transportation Management System, ou seja, Sistema de Gestão de Transporte e Logística. Trata-se de uma tecnologia fundamental para auxiliar na busca por melhores resultados em sua empresa.

De olho em seu sucesso, vamos explicar vários aspectos dessa prática, mostrando os benefícios e como implantá-lo. 

Confira!

O que é TMS?

O Transportation Management System (TMS) é um software para gerenciamento de transporte e logística. Com ele, é possível centralizar as informações e visualizar todas as operações logísticas, facilitando o controle e a tomada de decisão.

Esqueça todas as planilhas e anotações, o sistema TMS permite a transferência de toda a gestão de processos relacionados ao transporte de cargas para um software inovador.

Com o Transportation Management System, sua empresa simplifica e torna o gerenciamento muito mais preciso. Com a redução dos erros em um monitoramento facilitado, a solução entrega mais agilidade nas negociações e muito mais controle para um gestor.

O Sistema de Gestão de Transporte impacta diretamente nos resultados, contribuindo em atividades como:

  • Controlar operações;
  • Cadastrar taxas e tarifas;
  • Acompanhar o andamento de entregas;
  • Controlar cargas e relatórios de entregas;
  • Visualizar os embarques, coletas e entregas;
  • Emitir conhecimentos e manifestos de cargas;
  • Visualizar faturamento e alcançar a média de cada prazo.

Além disso, o TMS pode ser adquirido por módulos, complementando as operações de diferentes setores, como comercial, financeiro, produção, entre outros.

A maioria das empresas que busca pela solução está também atrás de maior modernização dos seus processos. Por isso, não dispensa a integração do sistema TMS com o seu ERP.

Assim, há de fato uma integração completa de processos, aliando as informações de diferentes áreas da empresa (como financeiro, fiscal e contábil). Hoje, o mercado de sistemas de Transportation Management System cresce de forma exponencial.

Quais são as funcionalidades de um sistema TMS?

Para entender melhor como funciona um sistema TMS na rotina de uma empresa, separamos, na sequência, uma série de funcionalidades possíveis que a ferramenta oferece em sua implementação. 

Planejamento de entregas

Outra vantagem do sistema TMS é o planejamento pré-viagem. Aproveitando um pouco o gancho do tópico anterior, o software consegue considerar, por exemplo, históricos de viagens, a fim de planejar melhor a roteirização futura.

Mas não é só isso! O sistema TMS possibilita otimizar determinados controles essenciais antes mesmo da partida do caminhão, como ordens de coletas, checklists de carregamentos, conferência de veículos disponíveis para a entrega, documentações necessárias, planejamento estratégico para cada tipo de operação (transporte de contêiner, produtos perigosos, urgências, etc.).

Rastreamento de cargas

Uma das vantagens que a tecnologia proporcionou ao setor logístico nos últimos anos foi a rastreabilidade de entregas, graças, principalmente, ao advento de ferramentas como GPS, telemetria e outras. Em geral, o sistema TMS consegue não apenas realizar esse tipo de tarefa, como também mensurar dados e informações úteis, tanto de operações passadas, como no planejamento de novas entregas.

Ou seja, o rastreamento de cargas garante maior segurança às operações, assim como melhor previsibilidade da entrega. Contudo, também pode ser fator essencial no planejamento logístico de outras rotas, considerando, por exemplo, os melhores custos, os caminhos mais rápidos e os riscos inerentes a cada operação.

Automação de processos

Por operar de forma integrada com o seu ERP, ou outros sistemas de gestão, o TMS permite automatizar todos os processos internos da empresa, não necessitando a troca de dados ou informações entre diferentes equipes de forma manual.

Na prática, isso agiliza o envio de informações (em tempo real), aumenta o desempenho das atividades executadas e, consequentemente, melhora a produtividade das operações.

Controle de fretes

O custo com frete no Brasil ainda se destaca com uma das principais dores de cabeça dos gestores logísticos. Infelizmente, a alternativa para a redução desses gastos depende da gestão e do controle mais apurado.

Por isso, o sistema TMS é indicado para o gerenciamento completo de fretes nas empresas, possibilitando cadastrar preços e contatos de transportadores, otimizar a cotação, realizar comparações de preços e emitir diretamente a carta ou o manifesto de frete para cada entrega.

Análises de custos e rentabilidade

Em logística, reduzir custos e aumentar a rentabilidade de suas entregas é um desafio certeiro para qualquer gestor da área. No entanto, o sistema TMS permite, pelo menos, otimizar esses controles e ampliar as possibilidades de eficiência operacional da empresa.

Afinal, o software viabiliza controlar custos gerais com entregas, desde os acertos com motoristas, até gastos com combustíveis e pedágios, por exemplo. Visto essa funcionalidade, os gestores passam a ter mais dados e informações exatas sobre suas operações na palma da mão, capacitando-os a tomar decisões mais assertivas e reduzindo riscos e custos elevados em suas rotinas.

Otimização operacional

Ao implementar um sistema TMS, a empresa passa a otimizar diversas etapas de seu supply chain, tendo em vista que dados e informações das operações já estarão previamente cadastrados no sistema, evitando retrabalhos, conferências e perda de tempo com controles manuais.

É o caso, por exemplo, do controle de portaria nos armazéns. Ou seja, o caminhão carregado para a entrega reduz tempo de conferência, checagem e entrega de documentações para ter a sua liberação da portaria do depósito. Na prática, isso agiliza a entrega, evita erros, reduz tempo de operação e pode ter influências positivas na experiência do consumidor final.

Gestão de resultados

Além da otimização operacional, um sistema TMS proporciona uma visão mais ampla e detalhada das operações ao gestor. Isso porque seus controles passam a ser eletrônicos e com base em históricos e números exatos. 

O sistema TMS permite emitir relatórios de entregas, de custos, de contratações de serviços e pessoal, de manutenção passadas, entre inúmeros outros benefícios — tudo por meio de dados e informações fundamentais para a gestão da empresa.

Como escolher um sistema TMS adequado?

A primeira dica para você escolher um sistema TMS que esteja sintonizado com a realidade do seu negócio é verificar se o prestador de serviços tem experiência na área de Tecnologia da Informação (TI).

Além disso, verifique se a empresa conta com uma equipe capacitada e que ofereça suporte integral, inclusive aos finais de semana e feriados, 24h por dia.

Isso porque transportadoras têm caminhões e outros tipos de veículos rodando diariamente, ou seja, necessitam de um atendimento emergencial caso uma falha aconteça, como uma queda no servidor.

Além disso, solicite um treinamento voltado aos seus colaboradores no processo de implantação e veja se a empresa prestadora do serviço conta com credibilidade no mercado e se tem uma boa carteira de clientes, com cases de sucesso.

Seguindo as nossas dicas, certamente o sistema TMS instalado contribuirá para a melhoria dos resultados, fazendo com que a sua empresa vença todos os obstáculos impostos pelas adversidades do mercado.

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